Дипломная работа «Оптимизация документооборота в организации»

Введение

Данная выпускная квалификационная работа посвящена анализу способов оптимизации документооборота в организации.
Документооборот в широком понимании характеризуется как комплекс действий, производимых с информацией в процессе управленческой, хозяйственной и иной деятельности, в результате которой происходит формирование информационного ресурса, его закрепление на материальный носитель, придание носителю и информации необходимых атрибутов и дальнейшая передача сформированного документа между субъектами информационного взаимодействия.
В начале компьютеризации в СССР (1980-е – начало 90-х гг.) техническим развитием была определена возможность перехода от традиционного, бумажного документооборота к электронному. Развитие и глобальное распространение оргтехники, в первую очередь, множительных устройств, изменило положение в сфере электронного документооборота – материальный носитель стал ещё более распространенным и оказался превалирующим видом носителя в документообороте многих организаций.
Одной из основных причин сложности перехода к автоматизированным компьютерным системам электронного документооборота явилась сама государственная система: на период широкого развития и распространения оргтехники – 1980-2000 гг. – отсутствовала регламентация самостоятельности электронного документа, и сам электронный документ не был норматив-но определен.
Тем не менее, развитие технических возможностей обработки документов, оснащение в западных странах коммерческих структур и органов власти технологиями электронного документооборота, глобализация экономики и политической сферы определили необходимость перехода в России на так называемую «безбумажную технологию». Процессы информатизации привели к внедрению информационных технологий в традиционный документооборот предприятий и организаций.
Под электронным документооборотом в широком смысле принято понимать организацию движения документов между подразделениями пред-приятия, группами пользователей или пользователями. При этом под документооборотом понимается не их физическое перемещение (так как они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
Одно из предназначений электронного документооборота – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними, в частности, поиск (как по реквизитам, так и по содержанию). В системах электронного документооборота также реализованы технологии санкционированного доступа к документам (авторизация входа участника электронного документооборота и распределение прав на получение информации), отслеживаются произведенные изменения и контролируются все их версии и редакции.
Для эффективного менеджмента в деятельности любой организации информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность внутри организации и потоки информации извне, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.
Функции осуществления документопотока состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри организации, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.
В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГ-СДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами и перемещение информации по адресатам.
Зачастую корпорации при организации документооборота используют наиболее удачные коммерческие продукты. Ведущая роль в данной категории принадлежит отечественным разработкам «Дело» (производитель – «Электронные офисные системы»), Company Media и Office Media («Интер-Траст»), DocOffice («ЦМД-софт»), «Кодекс. Документооборот» («Кодекс»), «ЕВФРАТ-Документооборот» (“Cognitive Technologies”), “Effect Office” («Гарант Интернешнл»), «1С: Архив» («1С») и др.
Актуальность данной темы обусловлена тем, изучение документооборота организации и его последующая оптимизация позволят повысить качество подготовки документов, определить количественные и качественные критерии документации и информации, оптимизировать механизмы сбора, экспертизы и отбора информации для решения поставленных организацией задач, ускорить процесс обмена информацией между сотрудниками организации.
Особый интерес вызывает проблема формирования структуры и условий функционирования документационного обеспечения управления, включающая в себя организацию документационных и информационных потоков, создание оптимальных условий для их эффективного функционирования, выявление источников необходимой информации, получение, обработку, хранение и передачу документированной и недокументированной информации.
Необходимость рассмотрения данной темы определяется также тем, что в последние годы значительно увеличился объем документированной информации, циркулирующей в корпорациях, каковой является корпорация ЗАО «Акцепт», и недостаточно отлаженной системной работы с ней.
Кроме того, во многих современных корпорациях часть документации продолжает функционировать на «бумажных» носителях, которые обладают целым рядом недостатков. Так как данная документация необходима для принятия важных управленческих решений, она представляет собой особую информационную систему, то существует необходимость в более полном анализе вопросов, связанных с организацией и оптимизацией документооборота в организации.
Предмет исследования – документооборот организации.
Объект исследования – пути совершенствования документооборота организации.
Цель исследования – анализ способов совершенствования системы управления документооборотом корпорации ЗАО «Акцепт».
Данная цель предполагает решение следующих конкретных задач:
1. анализ понятия «документооборот», его видов и функций;
2. анализ методов управления документооборотом корпорации;
3. анализ технологий автоматизации документооборота корпорации;
4. анализ организации документооборота корпорации ЗАО «Акцепт»;
5. анализ существующей системы управления документооборотом корпорации ЗАО «Акцепт»;
6. разработка мероприятий по совершенствованию системы управления документооборотом корпорации ЗАО «Акцепт»;
7. анализ возможностей автоматизации документооборота корпорации ЗАО «Акцепт»;
8. оценка эффективности разработанных рекомендаций по совершенствованию системы документооборота корпорации ЗАО «Акцепт».
Методы исследования: анализ методической, нормативной и право-вой литературы, законодательных актов в области делопроизводства, архивного дела, управления документацией, информационных, электронных, цифровых технологий, государственных стандартов; обобщение, конкретизация и систематизация научных положений по теме исследования; сравнение; синтез.
Структура работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

Содержание

Введение
Глава 1. Теоретические основы управления документооборотом корпорации
1.1 Исследование документооборота, его виды и значение
1.2 Методы управления документооборотом корпорации
1.3 Технологии автоматизации документооборота корпорации
Глава 2. Анализ практики управления документооборотом корпорации ЗАО «Акцепт»
2.1 Краткая характеристика деятельности корпорации ЗАО «Акцепт»
2.2 Организация документооборота корпорации ЗАО «Акцепт»
2.3 Анализ существующей системы управления документооборотом корпорации ЗАО «Акцепт»
Глава 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления документооборотом корпорации ЗАО «Акцепт»
3.1 Мероприятия по совершенствованию системы управления документооборотом корпорации ЗАО «Акцепт»
3.2 Автоматизация документооборота корпорации ЗАО «Акцепт»
3.3 Оценка эффективности разработанных рекомендаций по совершенствованию системы документооборота корпорации ЗАО «Акцепт»
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1. Регистрационно-контрольная карточка приказа ЗАО «Акцепт»
Приложение 2. Оперограмма постановления ЗАО «Акцепт»

Список литературы

1. Баккленд М. Об основе теории управления документацией. – М., 1994.
2. Бережной А.А. Оптимизация системы управления Федерального казначейства в регионе на основе имитационно-прогностического моделирования: Дисс. … канд. техн. наук. – Воронеж, 2009. – 137 с.
3. Бессонов С.В. Оптимизация электронного документооборота в корпоративных системах: Дисс. … канд. экон. наук. – М., 2001. – 187 с.
4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд-во МЭИ, 2004. – 172 с.
5. Быков Д.В. Исследование процессов передачи и обработки информации в конфиденциальном хранилище электронных документов: Дисс. … канд. техн. наук. – Волгоград, 2009. – 182 с.
6. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы. – № 1. – 1997.
7. Галустова О.В. Секретарское дело. Конспект лекций. – М.: А-Приор, 2011. – 128 с.
8. Глинских А. Современные системы электронного документооборота // Компьютер-Информ. – №№ 9, 11, 12, 14, 15. – 2001.
9. ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
11. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.
13. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы.
14. Григорьев С.А. Разработка методики формирования электронного архива кадастровых документов: Дисс. … канд. техн. наук. – М., 2008. – 126 с.
15. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря / Под ред. Г.Ю. Касьяновой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: АБАК, 2011. – 272 с.
16. Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов: Аналитический обзор / Росархив, ВНИИДАД. – М., 1999. – 212 с.
17. Дроков С.В. Рекомендации МСА по работе с электронными документами для архивистов организаций // Отечественные архивы. – 2010. – 3. – С. 65-73.
18. Евфрат-документооборот. Система автоматизации документооборота: уч. пособие для пользователей. – М., 2006. – 147 с.
19. Завозкин С.Ю. Информационное обеспечение интеграции информационных систем на основе системы электронного документооборота: Дисс. … канд. техн. наук. – Кемерово, 2007. – 218 с.
20. Израйлев А.И. Электронный документооборот: перспективы на 2005 год // Information security. Информационная безопасность. – 2004. 25, ноябрь.
21. Информационные технологии управления: Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с.
22. Кабакова Т.Ю. Развитие и совершенствование казначейской системы исполнения бюджетов в Российской Федерации: Дисс. … канд. экон. наук. – М., 2005. – 215 с.
23. Кадушин А., Михайлова Н. Без труб и барабанов… [Электр. ресурс] http://www.osp.ru/cio/2003/06/033.htm.
24. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие / М.В. Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 267 с.
25. Клименко C.B. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с.
26. Компьютерная преступность и информационная безопасность Под общ. ред. А.П.Леонова -Мн: АРИЯ, 2000.— 552 с.
27. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 592 с.
28. Куперштейн Г. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. – СПб.: БВХ-Санкт-Петербург, 2000. – 256 с.
29. Курбацкий А.Н. Проектирование и оптимизация информационно-технологических систем организационного управления: Дис. … д-ра техн. наук. – М., 1999. – 289 с.
30. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: Проблемы истории и методологии: Дис. … д-ра ист. наук. – М., 2000. – 413 с.
31. Лиховидов М.В., Полещенко В.Я. Применение цифровой подписи в системах электронного документооборота // Управление защитой информации. – 2004. – Том 8. – .№ 1.
32. Малинин А.А. Разработка методов и алгоритмов безбумажного документооборота электронных архивов технической документации САПР: Дисс. … канд. техн. наук. – СПб., 2008. – 169 с.
33. Мысин М.Н. Документооборот: от традиционного к электронному Учеб.-практ. пособие / М.П. Мысин, Л.М. Сушкова, А. Сущков. – Самара: Офорт; СИОТО, 2004. – 211 с.
34. Никитина Т.П. Электронные системы управления документооборотом Учеб. пособие. – Ярославль: МУБиНТ, 2002. – 104 с.
35. Организация работы с документами: Учебник под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
36. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М.: ВНИИДАД, 2002.
37. Основные правила работы организаций. – М.: ВНИИДАД, 2002.
38. Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации. – М.: ВНИИДАД, 2003.
39. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах. – М., 1993.
40. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 г.
41. Пиликов Н.А. Электронный документооборот и цифровая подпись в условиях использования CAD/CAM-систем конструкторско-технологической подготовки производства // CADmaster. – № 33. – 2006.
42. Положение об архивном фонде Российской Федерации. – М., 1994.
43. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (в редакции Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 г. № 751) // Российская газета. – № 5583. – 16.09.2011 г.
44. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000.
45. Проект Федерального закона № 310163-4 «Об электронной торговле» (ред., внесенная в Государственную Думу ФС РФ).
46. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 06.05.2009 г. № 632-р (в редакции Постановления Правительства РФ от 10.03.2009 г. № 219) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2008. – № 20. – Ст. 2372.
47. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте / Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. – М.: ДМК пресс, 2004. – 224 с.
48. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. – М.: ДМК Пресс, 2004.
49. Смирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом: уч. пособие, практикум по курсу. – М., 2004. – С. 41. // [Электр. ресурс] http://bibl.kfmesi.ru/files/ymk/prsyseldok_1.pdf.
50. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи. – М., 1991.
51. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. – СПб.: Питер, 2006. – 240 с.
52. Стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 51141-98; прин. и введ. в действие Постановлением Гос-стандарта России от 27.02.1998 г. № 28).
53. Старостина E.B. Архивы России. Методологические аспекты архивоведческого знания. – М.: РОИА, 2001. – 48 с.
54. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2000. – 144 с.
55. Стенюков М.В., Бородина В.В. Документирование и документооборот: практ. пособие. – М.: Книжный мир, 2001. – 80 с.
56. Стефенс Д.О. О глобальной теории управления документацией. – М., 1999.
57. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: ВНИИДАД, 2001.
58. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации // http://www.stor-m.ru/page.jsp?pk=node_100078.
59. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.
60. Федеральный закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г.
61. Федеральный закон «Об электронном документе» от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ.
62. Федеральный закон «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г.
63. Федеральный закон № 1 «Об электронно-цифровой подписи» от 10.01.2002 г. (с изменениями от 08.11.2007 г.).
64. Хаар К., Маклеод Дж. Управление документацией в информационный век / Пер. с англ. В.Н. Гармаш. – М., 1998.
65. Шибаев Д.В. Унификация организационно-правового обеспечения электронного документооборота органов государственной власти субъектов Российской Федерации: Дисс. … канд. юрид. наук. – М., 2011. – 248 с.
66. Электронные документы: Программа научных исследований (2001 2010 гг.) / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2000. – 35 с.
67. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты: сборник научных трудов / Редколлегия: И.Л. Бачило (отв. ред.) и др. – М.: ИНИОН РАН, 2003. – 206 с.
68. Электронный документооборот и делопроизводство: Государство в XXI веке / Информационный бюллетень Microsoft 2003. – Спец. вып. – 76 с.
69. Hare C., McLeod J. Records Management in the Information Age // Mananing Information. – London. – April. – 1997. – Vol. 4. – № 4. – P. 23-25.

Вы можете купить дипломную работу «Оптимизация документооборота в организации» — готовую с помощью формы ниже.

Либо заказать дипломную работу по теме «Оптимизация документооборота в организации» — новую (по вашим требованиям).